TNO is hét innovatieve en vernieuwende onderzoeksinstituut van Nederland. TNO speelt een cruciale rol in de verduurzaming, veiligheid, gezondheid en digitale ontwikkelingen van Nederland en de Europese Unie. Al die innovaties komen op een projectmatige manier tot stand en daarmee is TNO een leidende professionele organisatie op het gebied van projectmanagement. In samenwerking met Projects Insight heeft TNO de projectmanagement aanpak verder verbeterd, zodat projecten efficiënter kunnen worden uitgevoerd en er meer middelen beschikbaar kunnen komen voor innovaties.
Ook al werkt TNO al jaren projectmatig, het blijft mogelijk om te verbeteren op projectmanagement. De kunst is echter om dit een continu en gestructureerd proces te laten zijn en niet telkens in te springen op zaken die ‘toevallig’ langskomen. De Project Excellence filosofie van Projects Insight zorgt voor een aanpak die werkt en leidt tot verbeteringen. Een maandelijkse Project Health Check proces fungeert daarbij als vliegwiel om niet alleen als individu maar ook als organisatie continu te leren.
Binnen TNO hebben we een maandelijks Project Health Check proces vormgegeven onder de naam Project Fitness. Dit proces zet projectmanagers in hun kracht en geeft het lijnmanagement de mogelijkheid om mee te denken en hulp te bieden aan de projectmanager. Daarnaast helpt dit proces bij het identificeren van verbeteringen op het gebied van projectmanagement binnen TNO.
Hoe werkt dat?
Zoals bij zoveel organisaties wordt bij TNO aan de start van een project een kundige projectmanager aangesteld om het project een succes te maken. En bij voorkeur is de projectmanager ook al betrokken bij het acquisitietraject van het project. Maar ook de kundige projectmanager komt in projecten wel eens voor uitdagingen te staan. Bij projecten zijn er zoveel factoren die van invloed zijn op de uitvoering van het project, dat je als projectmanager continu vooruit moet kijken om mogelijke problemen voor te zijn. Echter in je dagelijkse drukte met o.a. team, klant, werk en overleg vliegt de tijd voorbij en wordt het regelmatig reflecteren wel eens overgeslagen.
Het Project Fitness rapport bij TNO is dan een wake-up call dat je als projectmanager weer even de tijd moet nemen om uit te zoomen en vooruit te kijken. Natuurlijk is het beter om dit wekelijks of zelfs dagelijks te doen, maar we weten allemaal hoe het in de praktijk soms gaat. In de maandelijkse wake-up call denkt de projectmanager na over zorgen, uitdagingen en risico’s in de toekomst. Door deze zorgen, uitdagingen en risico’s tijdig open en transparant te delen, kan je gebruik maken van de kennis en ervaring binnen TNO voor oplossingen. Dit begint met de eigen manager, maar kan eenvoudig worden opgeschaald naar andere delen van de TNO-organisatie. Dit is afhankelijk van de impact van de zorg die je hebt, het risico dat je ziet of de uitdaging die je voor je hebt. Ook heb je de mogelijkheid om met een ervaren projectmanager uit het Project Excellence team te sparren over de issues die je ziet. De TNO-organisatie biedt vervolgens hulp aan de projectmanager, terwijl de projectmanager wel aan het stuur blijft van het project.
Makkelijk en snel
Het Project Fitness proces wordt ondersteund door een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke applicatie. De kracht van de applicatie is dat het niet statisch is ingericht, maar het volledige proces ondersteunt. Lijnmanagers hebben snel en gemakkelijk overzicht in alle projecten binnen de afdeling en ook het selecteren van projecten om te bespreken is efficiënt en handig ingericht. Voor projectmanagers geldt dat ze direct alle beschikbare (financiële) projectinformatie krijgen aangereikt en dat ze in feite alleen hun zorgen, risico’s en uitdagingen rapporteren. Daarnaast worden projectmanagers uitgedaagd om ook de acties te beschrijven die ze zelf al nemen. Doordat iedereen elke maand veel tijd bespaart door gebruiksgemak en overzicht, is de investering in de applicatie snel terugverdiend.
Overzicht geeft tijdig inzicht
Uiteindelijk levert al deze informatie een overzicht van projecten, waaruit je als manager gemakkelijk projecten kunt selecteren om te bespreken en je als organisatie ook de kans krijgt om hulp te bieden aan de projectmanager. Omdat maandelijks vooruit wordt gekeken, worden zorgen, risico’s en uitdagingen tijdig onderkend en benoemd door de projectmanager. Dat zorgt ervoor dat we ook tijdig maatregelen kunnen treffen om zaken te voorkomen en worden veel niet zichtbare kosten voor het oplossen van problemen niet gemaakt (zoals de vele ad-hoc overleggen die nodig zijn als problemen optreden). Bovendien heeft de Project Health Check bewezen dat projectverliezen tot wel 70% worden gereduceerd.
En de continue verbetering?
Dat zit op meerdere vlakken. Door de gestructureerde manier van werken wordt snel duidelijk welke issues er op meerdere plekken spelen en wat de oorzaken daarvan zijn. Daar kan dan gericht een verbeteractie op worden ingezet. Dat kan op vele vlakken, bijvoorbeeld het invoeren van extra reviews tijdens het acquisitieproces, het verbeteren van templates en tools, of het aanbieden van een training of coaching op een specifiek onderdeel van het vakgebied projectmanagement. Het Project Excellence team treedt hierbij op als initiator en aanjager van de verbeteracties.
Het succes bij TNO zit uiteindelijk niet in het systeem of het proces, maar in het gedrag van mensen. Elke maand reflecteren projectmanagers op hun project en worden projecten besproken. Hierdoor worden mogelijke problemen telkens eerder geïdentificeerd en worden mitigerende acties eerder genomen en effectiever. Dat vraagt om openheid en transparantie, maar ook om het waarderen van deze openheid en actief meedenken als management om issues om te lossen. Het vraagt om een mentaliteit van samen problemen in projecten voorkomen en daardoor samen meer waarde leveren voor onze opdrachtgevers.
Het is in feite een projectmanagement ontwikkelproces voor alle betrokkenen. Daarnaast kun je de beste manier van werken bij TNO telkens verbeteren, waardoor dezelfde fouten steeds minder worden gemaakt en oorzaken voor issues worden weggenomen.
Door Project Excellence wordt TNO telkens een beetje beter en worden ook onze projecten telkens beter. Dat is goed voor onze klanten, goed voor TNO en zorgt voor steeds meer innovaties met impact.
Meer weten?
Neem contact met ons op!
Mark van den Brink
Programmamanager Project Excellence
TNO
Sjacco de Vos
Project Excellence adviseur
Projects Insight
Sjacco.de.Vos@ProjectsInsight.nl
